La Fatturazione Elettronica per la Pubblica Amministrazione

La fatturazione elettronica diventa obbligo di legge per le aziende fornitrici che hanno rapporti con la pubblica amministrazione dal 06/06/2014 limitatamente ai Ministeri, Agenzie fiscali e Enti nazionali di previdenza, dal 06 giugno 2015 per tutti gli altri enti nazionali.
Le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento, nemmeno parziale, delle fatture dei fornitore se queste non sono state inoltrate in formato elettronico.
Diversi analisti hanno concordato che l’introduzione della soluzione di fatturazione elettronica permetterà un risparmio per lo stato quantificabile in circa un miliardo di euro l’anno.
Qualunque azienda desideri essere fornitrice di enti statali italiani deve pertanto adeguarsi alla normativa sulla fattura elettronica.
In pratica le aziende che intendono fatturare allo stato devono svolgere le seguenti operazioni:
1) Realizzare la fattura/e in formato xml secondo le specifiche previste “FatturaPA”
2) Firmare digitalmente il file xml
3) Trasmettere il file al sistema di interscambio SDI attraverso uno dei 5 canali messi a disposizione
4) Verificare gli eventuali errori e l’effettiva ricezione da parte della PA
5) Conservare le fatture in formato elettronico adempiendo agli obblighi tecnici della conservazione sostitutiva.
Il sito www.fatturapa.gov.it mette a disposizione delle aziende diversi strumenti per trasmettere le fatture, per verificarne la correttezza formale e per seguire l’esito dell’invio.
Per assolvere agli obblighi del punto 1 è necessario che il sistema ERP di cui è dotata la azienda fornitrice della PA permetta l’export delle fatture in formato xml che rispecchi lo standard previsto da FatturaPA.
Per poter esportare correttamente una fattura è necessario che siano valorizzati anche alcuni campi che spesso non vengono specificati nella fatture tra privati, tra questi troviamo: il Codice Ufficio, che corrisponde al Codice Destinatario all’interno del file FatturaPA, il Codice identificativo di gara (CIG), il Codice unico di Progetto (CUP).
Sono richieste particolari codifiche anche per quel che riguarda i seguenti ambiti: Regime Fiscale, Tipo Cassa, Modalità di Pagamento, Tipo Documento e Natura.
All’atto della creazione dell’ordine di vendita o della emissione della fattura bisognerà pertanto preoccuparsi di compilare in modo corretto le voci sopra evidenziate in modo da poter generare un file xml che passi i controlli di correttezza formali previsti da SDI.
Una volta generato il file xml è necessario apporre una firma qualificata digitale su ogni singolo file che verrà trasmesso, grazie alla firma digitale viene garantita sia l’integrità del documento che l’autenticità dell’emittente.
Un elenco dei fornitori di certificati di firma qualificata accreditati dallo stato è presente all’indirizzo: http://www.agid.gov.it/identita-digitali/firme-elettroniche/certificatori-accreditati
Per quel che riguarda il punto 3, ossia la trasmissione della Fattura Elettronica sono previste 5 modalità differenti:
• Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Invio via web
• Servizio SDICoop - Trasmissione
• Servizio SDIFTP
• Servizio SPCoop – Trasmissione
Il sistema accessibile a tutti i possibili fornitori è certamente l’invio tramite PEC.
Attraverso una interfaccia Web messa a disposizione dal sito: www.fatturapa.gov.it è possibile verificare se vi sono stati dei problemi nella trasmissione dei dati alle PA, se viene scelto l’invio tramite PEC il sistema di interscambio SDI invia delle e-mail all’indirizzo che ha spedito i file delle fatture con i messaggi relativi all’invio della trasmissione.
L’ultimo adempimento a cui assolvere consiste nella conservazione sostitutiva dei documenti di FatturaPA prodotti, se non già implementata in azienda la gestione per la conservazione dei documenti è necessario rivolgersi a fornitori esterni che garantiscano la corretta conservazione dei documenti elettronici.